Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest POLSKA WITALNA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

• Numer KRS: 0000477763

• Numer REGON: 101668665

• Numer NIP: 7252070713

W sprawach dotyczących danych osobowych można się z nami kontaktować pod adresem kontakt@vitalacademy.coach albo pisemnie na adres siedziby.

2. Jakie dane i w jakim celu przetwarzamy

Przetwarzamy dane wyłącznie w konkretnych celach, w zakresie do nich niezbędnym i na wskazanej podstawie prawnej:

• Konto na platformie imię i nazwisko, adres e-mail, telefon (opcjonalnie), dane profilu, historia aktywności na platformie - w celu zawarcia i wykonania umowy o prowadzenie konta (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

• Bezpieczeństwo i logi adres IP, identyfikator przeglądarki, znaczniki czasu - w celu zapewnienia bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć (w tym automatycznego wysyłania formularzy) i obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes).

• Newsletter i informacje handlowe adres e-mail, treść i wersja zgody, data, adres IP - wyłącznie na podstawie dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej), potwierdzonej w modelu double opt-in; zgodę można wycofać w każdej chwili linkiem w stopce wiadomości.

• Zapytania, zgłoszenia i reklamacje dane kontaktowe i treść korespondencji - w celu udzielenia odpowiedzi i rozpatrzenia reklamacji (art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO).

• Dokumentowanie zgód i akceptacji regulaminów treść i wersja zaakceptowanego dokumentu, data, adres IP, identyfikator przeglądarki - w celu wykazania zgodności z prawem (art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO, art. 7 ust. 1 RODO).

• Rekrutacja na kursy dane z formularza zgłoszenia (imię i nazwisko, e-mail, telefon, wybrany termin, treść wiadomości), notatki z rozmowy kwalifikacyjnej, decyzja - w celu przeprowadzenia rekrutacji i zawarcia umowy o udział w kursie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO - działania przed zawarciem umowy).

• Udział w kursie i certyfikacja postępy w kursie, wyniki testów, sprawozdania z zaliczeń praktycznych, wydane certyfikaty - w celu wykonania umowy o udział w kursie i potwierdzenia kwalifikacji (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); dane o uzyskanych kwalifikacjach przechowujemy również po zakończeniu kursu, aby móc je potwierdzić.

• Kadra Vital Academy etap rozwoju, region działania, publiczna wizytówka instruktora (za odrębną zgodą) - w celu prowadzenia sieci kadry i prezentacji instruktorów (art. 6 ust. 1 lit. b i a RODO).

• Płatności i księgowość imię i nazwisko, e-mail, kwota, tytuł i identyfikator transakcji, dane do faktury - w celu wykonania umowy i realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO).

3. Dobrowolność i konsekwencje niepodania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych oznaczonych jako wymagane nie możemy założyć konta, przeprowadzić rekrutacji, przyjąć składki ani odpowiedzieć na zgłoszenie. Zgody (newsletter, komunikacja, wizerunek) są zawsze opcjonalne, a ich wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.

4. Komu powierzamy lub udostępniamy dane

Dane przetwarzamy na serwerach w Unii Europejskiej i nie przekazujemy ich poza Europejski Obszar Gospodarczy. Korzystamy z następujących odbiorców:

• OVHcloud - hosting serwerów i poczty (Unia Europejska).

• Krajowy Integrator Płatności S.A. (Tpay), Poznań - operator płatności online; przekazujemy adres e-mail, imię i nazwisko, kwotę i tytuł transakcji, a operator przekazuje nam status płatności i identyfikator transakcji. Danych kart i rachunków bankowych nie otrzymujemy. Operator jest odrębnym administratorem danych płatnika w zakresie realizacji płatności.

• Statystyki odwiedzin - własna instancja Umami (bez plików cookies, dane zbiorcze i anonimowe, bez identyfikowania osób).

• Obsługa księgowa i doradcy - w zakresie niezbędnym do rozliczeń i obsługi prawnej, na podstawie umów powierzenia lub obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej.

• Organy publiczne - wyłącznie gdy obowiązek udostępnienia wynika z przepisów prawa.

5. Jak długo przechowujemy dane

• Konto: do czasu usunięcia konta (usunięcie jest trwałe; kaskadowo usuwamy profil, zgody, postępy i notatki).

• Newsletter: do wycofania zgody; zapisy niepotwierdzone usuwamy po 30 dniach.

• Rekrutacja: przez czas obsługi zgłoszenia, a po jego zakończeniu przez 12 miesięcy w celu wykazania prawidłowości procesu; zgłoszenia zakończone umową - jak dane umowy.

• Kursy i certyfikaty: przez czas trwania umowy, a informacje o uzyskanych kwalifikacjach - do czasu usunięcia konta, aby móc je potwierdzić.

• Rozliczenia: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (co do zasady 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek).

• Dowody zgód i akceptacji: przez okres przedawnienia roszczeń związanych z daną zgodą lub umową.

• Logi bezpieczeństwa: do 12 miesięcy.

6. Twoje prawa

Masz prawo do: dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody w dowolnym momencie. Z praw można skorzystać w Ustawieniach konta (dane, zgody, usunięcie konta) albo pisząc na adres kontakt@vitalacademy.coach. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.

Przysługuje Ci też prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

7. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na osoby, których dane dotyczą. Automatyczne mechanizmy służą wyłącznie ochronie formularzy przed nadużyciami i nie ograniczają dostępu do usług.

8. Cookies i statystyki

Serwis używa wyłącznie plików cookies niezbędnych do działania: sesji zalogowanego użytkownika oraz zapamiętania ustawień (np. zamknięcia komunikatów). Nie używamy cookies reklamowych ani śledzących, dlatego nie prosimy o zgodę na cookies.

Do statystyk odwiedzin używamy własnej instancji Umami - narzędzia, które nie używa plików cookies i nie identyfikuje osób (dane są zbiorcze i anonimowe). Operator płatności może stosować własne pliki cookies na swoich stronach - zasady opisuje jego polityka prywatności.

9. Zmiany polityki

O istotnych zmianach tej polityki poinformujemy na stronie, a osoby posiadające konto - e-mailem. Wersja 2026-09-01 obowiązuje od dnia publikacji.